Chatbot Veri İşleme Sözleşmesi

Botunuzla yazışan ziyaretçilerin verisi sizin verinizdir. Siz veri sorumlususunuz, biz sizin adınıza işleyen tarafız. Yani: ne toplanacağına ve ne söyleneceğine siz karar verirsiniz, biz yalnızca sizin talimatınızla işleriz.

Bu metin, KVKK m.12 uyarınca veri sorumlusu ile veri işleyen arasında bulunması gereken yazılı düzenlemedir. Ayrıca ziyaretçilere yönelik açıklamalar Chatbot Gizlilik Bildirimi'nde yer alır.

• Veri sorumlusu: hizmeti kullanan işletme. Ziyaretçilerini aydınlatmak, gerekli hallerde açık rıza almak ve kendi sitesinde gizlilik metnini yayınlamak işletmenin yükümlülüğüdür.
• Veri işleyen: Synqrix. Veriyi yalnızca hizmeti sunmak için ve işletmenin talimatı doğrultusunda işler.

Synqrix, işletmenin ziyaretçi verisini kendi amaçları için kullanmaz; pazarlamaya konu etmez ve satmaz. Hizmetin sunulması için bölüm 5'te açıklanan alt işleyenlere gerekli veriler iletilebilir.

• Veri sahipleri: işletmenin web sitesini ziyaret eden ve botla yazışan kişiler.
• Veri türleri: sohbet mesajları, ziyaretçinin kendi isteğiyle bıraktığı iletişim bilgileri (ad, telefon, e-posta, not), teknik kayıtlar (tarayıcı türü, oturum kimliği) ve yalnızca saldırı tespitinde IP adresi. Ayrıca ürün gösterim ve tıklama sayaçları ile satış ölçümü için tutar, para birimi, oturum kimliği ve sipariş özetleri işlenir. Sipariş numarası ve tamamlanma sayfasının yolu tarayıcıda özetlenir; ham değerleri gönderilmez. Oturumla ilişkili satış kayıtları anonim değildir.
• Özel nitelikli veri: hizmet bu tür verinin toplanması için tasarlanmamıştır. Ziyaretçi kendiliğinden böyle bir bilgi yazarsa, bu bilgi sohbet içeriğinin bir parçası olarak saklanır ve aynı sürelerle silinir.

• Veriyi yalnızca hizmeti sunmak için, işletmenin talimatıyla işlemek.
• Erişimi görevi gereği ihtiyaç duyan kişilerle sınırlamak ve bu kişileri gizlilikle yükümlü tutmak.
• Aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri sürdürmek (bölüm 6).
• Veri sahibi taleplerinde işletmeye yardımcı olmak (bölüm 8).
• İhlal hâlinde gecikmeksizin bildirimde bulunmak (bölüm 9).
• Hizmet sona erdiğinde veriyi silmek (bölüm 10).

Hizmetin etkin özelliklerine ve dağıtım yapılandırmasına göre aşağıdaki sağlayıcılar kullanılabilir. Bu tablo potansiyel tedarikçi envanteridir; belirli bir işletmenin o anda etkin alt işleyenlerini gösteren dinamik bir durum ekranı değildir. Değişikliklerin bildirim ve itiraz usulü, işletmenin sözleşmesine ve yürürlükteki mevzuata göre yürütülür.

Yanıtlar birincil olarak OpenAI ile üretilir; sağlayıcıya ulaşılamadığında aynı istek yedek sağlayıcı Anthropic'e gider. Her iki sağlayıcıya iletilen mesajlar da model eğitiminde kullanılmaz. Yurt dışına aktarım gerektiğinde KVKK m.9'daki aktarım şartı veya uygun güvence mekanizmalarından biri uygulanır.

• Uygulama ile sağlayıcılar arasındaki bağlantılar HTTPS/TLS ile korunur.
• Veriler işletme ve site bağlamına göre ayrıştırılır; erişim kontrolleri başka bir işletmenin kayıtlarına yapılan yetkisiz isteği reddedecek şekilde uygulanır.
• Bot yalnızca izin verilen alan adında çalışır. Alan adı tanımını Synqrix yapar; kodu kopyalayan üçüncü kişi botu kendi sitesinde çalıştıramaz.
• Ziyaretçi mesajları ve site içeriği, yapay zekâya talimat gibi davranmasını engelleyen bir güvenlik katmanından geçer; şüpheli içerik işletmeye bildirilir.
• Yönetim paneline erişimde iki adımlı doğrulama kullanılır.
• Erişim ve yönetim işlemleri denetim kaydına yazılır.

• Sohbet içeriği: 90 gün.
• Saldırı kayıtları: 180 gün.
• Sorulan ürünlerin günlük talep sayaçları: 400 gün (kişisel veri içermez).
• Ürün gösterim ve tıklama sayaçları ile satış ölçüm kayıtları: işletme site verisini temizleyene veya site silinene kadar. Oturum kimliğiyle ilişkili satış kayıtları anonim veri olarak değerlendirilmez.
• Ziyaretçinin bıraktığı iletişim bilgileri: işletme silene ya da hizmet sona erene kadar. Bu kayıtlar işletmenin kendi müşteri adaylarıdır.
• Günlük sayaçlar: süresiz (kişisel veri içermez).

Belirli bir gün sayısına bağlı kayıtlar süreleri dolduğunda otomatik silinir. İşletmenin temizlemesine bağlı kayıtlar bu otomatik sürelerin dışındadır. Ayrıntılar Chatbot Gizlilik Bildirimi'nde açıklanır.

Ziyaretçi başvurusu doğrudan işletmeye yapılır; yanıt verme yükümlülüğü işletmenindir. Synqrix, işletmenin talebi üzerine ilgili kayıtları bulmak, çıkarmak veya silmek için gereken desteği makul süre içinde sağlar. Panelden sohbet ve müşteri adayı kayıtları işletme tarafından da silinebilir.

Synqrix, kişisel veri ihlalinden haberdar olduğunda işletmeyi gecikmeksizin bilgilendirir. Bildirim; eldeki ölçüde ihlalin niteliğini, etkilenen veri kategorilerini, olası sonuçlarını ve alınan tedbirleri içerir. Kuruma bildirim yükümlülüğü veri sorumlusu olarak işletmeye aittir; Synqrix bu süreçte gerekli bilgiyi sağlar. Varsa daha dar sözleşmesel bildirim süresi müşteri özelindeki sözleşmede belirtilir.

Hizmet sona erdiğinde işletmenin verisi, yasal saklama yükümlülükleri saklı kalmak üzere aktif sistemlerden silinir. İşletme, silme öncesinde kayıtlarını panelden dışa aktarabilir. Altyapı yedeklerindeki kopyalar, ilgili sağlayıcının belgelenmiş yedekleme ve üzerine yazma yaşam döngüsü sonunda erişilemez hâle gelir.

İşletme, yılda bir kez ve makul bildirimle, bu metindeki yükümlülüklere uyum hakkında bilgi talep edebilir. Synqrix güvenlik mimarisi ve tedbirlerine ilişkin yazılı bilgi sağlar. Talep, başka işletmelerin verisinin gizliliğini bozacak biçimde yerine getirilemez.

Bu metin değiştiğinde işletmelere bildirilir ve bu sayfadaki tarih güncellenir. Sorular için: destek@synqrix.com.

Ziyaretçilerinizi aydınlatmak sizin yükümlülüğünüz. Aşağıdaki paragrafı kendi gizlilik metninize ekleyebilirsiniz; şirket adınızı yazmanız yeterli.

Sitemizde sorularınızı yanıtlamak için bir sohbet asistanı kullanıyoruz. Asistana yazdığınız mesajlar, size doğru yanıt verebilmek ve hizmetimizi geliştirmek amacıyla 90 gün süreyle saklanır. Sohbet sırasında adınızı, telefonunuzu veya e-postanızı yalnızca siz paylaşmak isterseniz kaydederiz ve size dönüş yapmak için kullanırız. Bu hizmeti bizim adımıza Synqrix sağlar ve veriyi yalnızca bizim talimatımızla işler. Kişisel verilerinizle ilgili taleplerinizi [e-posta adresiniz] adresine iletebilirsiniz.

Bu metin bir şablondur; hukuki durumunuza göre avukatınızla birlikte uyarlamanız önerilir.

• Chatbot Gizlilik Bildirimi
• Chatbot Kullanım Şartları
• KVKK Aydınlatma Metni