Chatbot Veri İşleme Sözleşmesi

Botunuzla yazışan ziyaretçilerin verisi sizin verinizdir. Siz veri sorumlususunuz, biz sizin adınıza işleyen tarafız. Yani: ne toplanacağına ve ne söyleneceğine siz karar verirsiniz, biz yalnızca sizin talimatınızla işleriz.

Bu metin, KVKK m.12 uyarınca veri sorumlusu ile veri işleyen arasında bulunması gereken yazılı düzenlemedir. Ayrıca ziyaretçilere yönelik açıklamalar Chatbot Gizlilik Bildirimi'nde yer alır.

• Veri sorumlusu: hizmeti kullanan işletme. Ziyaretçilerini aydınlatmak, gerekli hallerde açık rıza almak ve kendi sitesinde gizlilik metnini yayınlamak işletmenin yükümlülüğüdür.
• Veri işleyen: Synqrix. Veriyi yalnızca hizmeti sunmak için ve işletmenin talimatı doğrultusunda işler.

Synqrix, işletmenin ziyaretçi verisini kendi amaçları için kullanmaz; pazarlamaya konu etmez, satmaz ve üçüncü kişilere aktarmaz.

• Veri sahipleri: işletmenin web sitesini ziyaret eden ve botla yazışan kişiler.
• Veri türleri: sohbet mesajları, ziyaretçinin kendi isteğiyle bıraktığı iletişim bilgileri (ad, telefon, e-posta, not), teknik kayıtlar (tarayıcı türü, oturum kimliği) ve yalnızca saldırı tespitinde IP adresi.
• Özel nitelikli veri: hizmet bu tür verinin toplanması için tasarlanmamıştır. Ziyaretçi kendiliğinden böyle bir bilgi yazarsa, bu bilgi sohbet içeriğinin bir parçası olarak saklanır ve aynı sürelerle silinir.

• Veriyi yalnızca hizmeti sunmak için, işletmenin talimatıyla işlemek.
• Erişimi görevi gereği ihtiyaç duyan kişilerle sınırlamak ve bu kişileri gizlilikle yükümlü tutmak.
• Aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri sürdürmek (bölüm 6).
• Veri sahibi taleplerinde işletmeye yardımcı olmak (bölüm 8).
• İhlal halinde gecikmeksizin bildirimde bulunmak (bölüm 9).
• Hizmet sona erdiğinde veriyi silmek (bölüm 10).

Hizmetin çalışması için aşağıdaki sağlayıcılar kullanılır. Bu liste değiştiğinde işletmeye önceden bildirilir; işletme değişikliğe itiraz ederse sözleşmeyi feshedebilir.

Yapay zekâ sağlayıcısına iletilen mesajlar model eğitiminde kullanılmaz. Yurt dışına yapılan aktarımlar KVKK ve GDPR kapsamındaki uygun güvenceler çerçevesinde yapılır.

• Veriler aktarımda ve saklamada şifrelenir.
• Her işletmenin verisi veritabanı seviyesinde ayrıştırılır; bir işletme başka bir işletmenin verisine erişemez.
• Bot yalnızca izin verilen alan adında çalışır. Alan adı tanımını Synqrix yapar; kodu kopyalayan üçüncü kişi botu kendi sitesinde çalıştıramaz.
• Ziyaretçi mesajları ve site içeriği, yapay zekâya talimat gibi davranmasını engelleyen bir güvenlik katmanından geçer; şüpheli içerik işletmeye bildirilir.
• Yönetim paneline erişimde iki adımlı doğrulama kullanılır.
• Erişim ve yönetim işlemleri denetim kaydına yazılır.

• Sohbet içeriği: 90 gün.
• Saldırı kayıtları: 180 gün.
• Ürün ilgi sayaçları: 400 gün (kişisel veri içermez).
• Ziyaretçinin bıraktığı iletişim bilgileri: işletme silene ya da hizmet sona erene kadar. Bu kayıtlar işletmenin kendi müşteri adaylarıdır.
• Günlük sayaçlar: süresiz (kişisel veri içermez).

Süresi dolan kayıtlar otomatik olarak silinir; ayrıca talep beklenmez.

Ziyaretçi başvurusu doğrudan işletmeye yapılır; yanıt verme yükümlülüğü işletmenindir. Synqrix, işletmenin talebi üzerine ilgili kayıtları bulmak, çıkarmak veya silmek için gereken desteği makul süre içinde sağlar. Panelden sohbet ve müşteri adayı kayıtları işletme tarafından da silinebilir.

Synqrix, kişisel veri ihlalinden haberdar olduğunda işletmeyi gecikmeksizin ve her hâlde 24 saat içinde bilgilendirir. Bildirim; ihlalin niteliğini, etkilenen veri kategorilerini, olası sonuçlarını ve alınan tedbirleri içerir. Kuruma bildirim yükümlülüğü veri sorumlusu olarak işletmeye aittir; Synqrix bu süreçte gerekli bilgiyi sağlar.

Hizmet sona erdiğinde işletmenin verisi silinir. İşletme, silme öncesinde kayıtlarını panelden dışa aktarabilir. Silme talebinden sonra kısa bir geri alma penceresi tanınır; bu sürenin sonunda veriler yedekler dahil kalıcı olarak imha edilir.

İşletme, yılda bir kez ve makul bildirimle, bu metindeki yükümlülüklere uyum hakkında bilgi talep edebilir. Synqrix güvenlik mimarisi ve tedbirlerine ilişkin yazılı bilgi sağlar. Talep, başka işletmelerin verisinin gizliliğini bozacak biçimde yerine getirilemez.

Bu metin değiştiğinde işletmelere bildirilir ve bu sayfadaki tarih güncellenir. Sorular için: destek@synqrix.com.